Шпаргалка по электронному документообороту
2019-05-20
Парадокс: почти все документы в офисе создают электронно, а затем 2/3 из них распечатывают. Компьютер служит заменой печатной машинки. Это не продуктивно.
Электронный документооборот — логичное решение.
Команду OPEN-PRO часто спрашивают про ЭДО. Мы выбрали 11 популярных вопросов и подготовили на них ответы в формате Q&A.
ЭДО — что это?
ЭДО Электронный документооборот — это обмен документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи.
Как работает ЭДО?
Компании передают друг другу файлы документов, как письма по e-mail.
Оператор ЭДО — кто это?
Оператор ЭДО – организация, которая осуществляет передачу данных. Обязательное условие— паспорт присоединения к сети доверия Федеральной налоговой службы РФ.
Что такое электронный документ?
Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. При передаче файла оператор ЭДО автоматически проверяет законность электронной подписи.
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись (ЭП) – это реквизит документа, который подтверждает авторство и подлинность информации.
ЭП — не предмет, её нельзя увидеть. Для электронного документа подпись формируется. Значение этого реквизита – результат криптографического преобразования информации.
Какая подпись главнее: электронная или собственноручная?
Существует 3 типа ЭП:
• простая (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная (НЭП);
• усиленная квалифицированная (КЭП).
КЭП равнозначна ручной подписи.
Какие типы электронных документов бывают?
Распространены счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ– для них есть форматы ФНС. Для договоров, отчётов, заявлений, претензий строгих рамок нет.
Где применяют электронные документы?
Почти везде.
Бухгалтерия, кадры, налоговая отчётность и судебные иски— документы с электронной подписью уместны повсюду, если по закону нет прямого запрета на их использование.
Обязателен ли бумажный носитель?
Нет, не обязателен.
Электронные документы с КЭП равносильны бумажным, их незачем печатать.
Нужна ли синяя печать?
Нет, не нужна.
Электронный документ с КЭП юридически силён без печати.
Нужно ли доп.соглашение по ЭДО?
Нет, не нужно.
Наш партнёр Контур.Диадок использует КЭП, поэтому документы юридически сильны сами по себе. Достаточно использовать систему ЭДО.
Ответ на незаданный вопрос
Есть одна системная ошибка, которую иногда совершают неопытные продавцы. Из-за неё можно упустить выгодную сделку. Это ответ на вопрос, которого не было.
Никогда не отвечайте на незаданный вопрос клиента.
Интересует ещё что-нибудь об эпохе ЭДО?
Пишите нам или нашему партнёру Контур.Диадок — расскажем всё, что знаем сами.
